¿Qué no puede faltar en tu evento?
Para crear un evento hay elementos que no se te pueden escapar si quieres que todo salga bien. Vamos a organizar en tres partes los pasos que debes de dar:
ANTES DEL EVENTO
- ¿A quién va dirigido el evento? Es muy importante saber quién es nuestro público al que va dirigido. No es lo mismo un evento dirigido a adultos que a jóvenes. No es lo mismo un congreso médico que un festival de música.
- ¿De qué tipo es el evento? Hay infinidad de tipos de eventos de mil maneras distintas. No es lo mismo un evento corporativo de empresa que una comida de Navidad. Dependiendo del tipo de evento, podrás comenzar a ver salas y espacios.
- Número de asistentes. Se necesita saber cuantos asistentes participan para poder buscar un espacio que se adecua lo mejor posible a las condiciones del evento.
- Previsión meteorológica
Dependiendo de la época del año y de las posibles incidencias meteorológicas, la sala de eventos será cerrada, al aire libre, con carpas, etc. No es lo mismo hacer un evento en pleno julio al aire libre que en pleno diciembre.
- El catering.
Si en el evento se pone catering, habrá que valorar el tipo de evento que es, por ejemplo: si se trata de una empresa comprometida con el medio ambiente utiliza recipientes con productos biodegradables y ganarás seguro. También tienes que tener cuidado en que horario va a cuadrar, si es a media tarde pondrás más estilo café y merienda, si es cena pondrás platos más elaborados, etc.
Staff
Se debe contratar a personal cualificado para que te ayuden en temas técnicos, vigilar la seguridad, guardar la ropa, etc. En eventos que se acoge mucho público es donde más lo vas a necesitar.
- Audiovisuales
En un evento es importantísimo tanto lo relacionado con los vídeos cómo los equipos de sonido. Es una gran vía que facilita la transmisión del mensaje que queremos que se quede el público. Por ejemplo: en las paredes del evento se pueden proyectar los colores de la imagen corporativa, utilizar diseños específicos del evento, que sirven como pantallas en las que proyectan el contenido, animaciones e información.
- ¿Qué comunicación utilizaré para el evento?: es necesario saber si el evento es de carácter público o privado, si es un evento abierto a todos los públicos o no, si se necesita invitación para asistir.
- Merchandising: El merchandising está muy de moda para que tus invitados se lleven un recuerdo y de alguna manera se acuerden de ti o de tu marca a la larga. La mayoría de participantes les gusta llevarse un recuerdo, como tazas, bolis, etc. Si te esmeras y creas elementos distintos y originales como, por ejemplo, una bolsa molona, la gente no la tirará y la guardara e incluso la usara en si vida cotidiana haciendo que la demás gente se fije en ella también.
DURANTE EL EVENTO
- El Event Manager: Es imprescindible tener un personal experto que supervise la coordinación de los proveedores, el presupuesto, adquiera los permisos necesarios, coordine el transporte si se incluye en el evento. Según el tipo de evento que se vaya a realizar.
- Crear un hashtag para el evento
No hay mejor manera para que los asistentes interactúen también en las redes sociales y puedan enterarse todos de lo que esta pasando en ese momento.
DESPUÉS DEL EVENTO
- Si el evento es público comunica cómo ha ido: escribe y difunde una nota de prensa, en la que destaquen los datos que te interesan y los contenidos que tengas más valor del evento.
- Realiza publicaciones en tus redes sociales:
Hoy en día todo el mundo tiene redes sociales y será el mejor lugar donde puedan ver que tal fue el evento.
- Envía un email o carta: Es la mejor manera de agradecer a tus asistentes por haber ido.
