Etiqueta: organización de eventos

Exemple
¿Qué no puede faltar en tu evento?

Para crear un evento hay elementos que no se te pueden escapar si quieres que todo salga bien. Vamos a organizar en tres partes los pasos que debes de dar:

ANTES DEL EVENTO

  • ¿A quién va dirigido el evento? Es muy importante saber quién es nuestro público al que va dirigido. No es lo mismo un evento dirigido a adultos que a jóvenes. No es lo mismo un congreso médico que un festival de música.
  • ¿De qué tipo es el evento? Hay infinidad de tipos de eventos de mil maneras distintas. No es lo mismo un evento corporativo de empresa que una comida de Navidad. Dependiendo del tipo de evento, podrás comenzar a ver salas y espacios.
  • Número de asistentes. Se necesita saber cuantos asistentes participan para poder buscar un espacio que se adecua lo mejor posible a las condiciones del evento.
  • Previsión meteorológica

Dependiendo de la época del año y de las posibles incidencias meteorológicas, la sala de eventos será cerrada, al aire libre, con carpas, etc. No es lo mismo hacer un evento en pleno julio al aire libre que en pleno diciembre.

  • El catering. 

Si en el evento se pone catering, habrá que valorar el tipo de evento que es, por ejemplo: si se trata de una empresa comprometida con el medio ambiente utiliza recipientes con productos biodegradables y ganarás seguro. También tienes que tener cuidado en que horario va a cuadrar, si es a media tarde pondrás más estilo café y merienda, si es cena pondrás platos más elaborados, etc.

Staff

Se debe contratar a personal cualificado para que te ayuden en temas técnicos, vigilar la seguridad, guardar la ropa, etc. En eventos que se acoge mucho público es donde más lo vas a necesitar.

  • Audiovisuales

En un evento es importantísimo tanto lo relacionado con los vídeos cómo los equipos de sonido. Es una gran vía que facilita la transmisión del mensaje que queremos que se quede el público. Por ejemplo: en las paredes del evento se pueden proyectar los colores de la imagen corporativa, utilizar diseños específicos del evento, que sirven como pantallas en las que proyectan el contenido, animaciones e información.

  • ¿Qué comunicación utilizaré para el evento?: es necesario saber si el evento es de carácter público o privado, si es un evento abierto a todos los públicos o no, si se necesita invitación para asistir.
  • Merchandising: El merchandising está muy de moda para que tus invitados se lleven un recuerdo y de alguna manera se acuerden de ti o de tu marca a la larga. La mayoría de participantes les gusta llevarse un recuerdo, como tazas, bolis, etc. Si te esmeras y creas elementos distintos y originales como, por ejemplo, una bolsa molona, la gente no la tirará y la guardara e incluso la usara en si vida cotidiana haciendo que la demás gente se fije en ella también.

DURANTE EL EVENTO

  • El Event Manager: Es imprescindible tener un personal experto que supervise la coordinación de los proveedores, el presupuesto, adquiera los permisos necesarios, coordine el transporte si se incluye en el evento. Según el tipo de evento que se vaya a realizar.
  • Crear un hashtag para el evento

No hay mejor manera para que los asistentes interactúen también en las redes sociales y puedan enterarse todos de lo que esta pasando en ese momento.

DESPUÉS DEL EVENTO

  • Si el evento es público comunica cómo ha ido: escribe y difunde una nota de prensa, en la que destaquen los datos que te interesan y los contenidos que tengas más valor del evento.
  • Realiza publicaciones en tus redes sociales:

Hoy en día todo el mundo tiene redes sociales y será el mejor lugar donde puedan ver que tal fue el evento.

  • Envía un email o carta: Es la mejor manera de agradecer a tus asistentes por haber ido.
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El día de un event manager en 11 gifs

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De los creadores de “El día de un community manager en 12 gifs” y de “No seas el peor subiendo fotos a tus redes sociales“, hoy te traemos “El día de un event manager en 11 gifs”. ¿Por qué? Pues porque en el departamento de producción de eventos del Capitán Banner nos hemos puesto un poco celosones y hemos reclamado nuestro post. Y también porque si los de Social Media querían dejar claro que ellos no se pasaban el día vagabundeando de una red social a otra, los de Eventos queremos que te enteres de una vez por todas de que “¡NO NOS PASAMOS EL DÍA DE FIESTA EN FIESTA Y TIRO PORQUE ME TOCA¡”.

¿Quieres saber cómo es el día a día de un productor de eventos? Pues atento:

1. Se levanta (sí, como el común de los mortales), pero con muchísimo sueño. La noche anterior tuvo evento y no llegó a su casa hasta las 3 de la mañana. ¡Deja de patalear y sal de la cama!

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2. Intenta mantenerse despierto mientras desayuna, pero no siempre es posible, así que sólo puede llorar muy fuerte cuando se da cuenta de lo desgraciada que es su vida. Si ya te lo decía tu madre, que estudiases una profesión de verdad, ahora te arrepientes de no haberle hecho caso, ¿eh?

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3. No hay mal que cien años dure, ya dormirás el fin de semana o el año que viene o cuando te jubiles (eso siempre y cuando no mueras prematuramente a causa de un infarto). Ahora intenta tapar esas ojeras y tira para la oficina.

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4. Nada más llegar a la oficina, reunión con el jefe para analizar si el evento del día anterior se desarrolló según lo previsto. Pedirle al fotógrafo que edite y te envíe las fotos, redactar una nota de prensa y enviarle un mail a todos los medios que convocaste…No sólo se trata de encargarse de la producción de un evento, también hay que comunicar. No vale de nada que organices algo espectacular si no lo difundes a bombo y platillo. Acaba de empezar la jornada y ya estás en modo multitarea. ¡Ánimo chaval, tú puedes con todo!

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5. Un cafecito, ¿no? Ahora que parece que la cafeína empieza a escasear.

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6. ¡Ay, proveedores! ¡Qué haríamos sin ellos! Es la hora de enviar unos cuantos emails, hacer unas llamaditas, pedir presupuestos y confirmar tu asistencia a una prueba de menú. Míralo por el lado bueno, hoy al menos no vas a comer una triste ensalada o un plato precocinado y recalentado.

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7. Sí, lo sabemos, después de comer entra sueño, pero tómate otro café o un Red Bull que hoy no hay tiempo de siestecitas.

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8. En la oficina, dale un último repaso al evento de esa noche y sal corriendo hacia el espacio en el que se va a celebrar para supervisar catering, decoración, iluminación, staff… Recuerda tener siempre un plan B, no te paralices si surge algún contratiempo (porque por muy bien que planifiquemos todo, siempre pasa algo). Recuerda respirar y mantener la calma.

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9. Hasta que no termina el evento, tú estás nervioso no, lo siguiente.

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10. Cuando por fin se acaba, después de que los proveedores recojan todo y tú te asegures de que el espacio está tal y como te lo encontraste, ¡enhorabuena! Ya puedes relajarte.

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11. Y otra noche más tú llegas a casa muerto de sueño y a las 3 de la mañana. Menos mal que te encanta lo que haces.

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¿No quieres que un evento te quite el sueño? Tranquilo, ya lo organizamos nosotros por ti.  

 

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